Úvodní ustanovení
Správcem Vašich osobních údajů je společnost Advokátní kancelář Cilínková & spol. s.r.o., IČO 119 53 357, se sídlem Bolzanova 1615/1, Nové Město, 110 00 Praha 1, spisová značka C 356908 vedená u Městského soudu v Praze (dále jen „Advokátní kancelář“), která věnuje ochraně osobních údajů náležitou pozornost.
Tyto informace vysvětlují, jakým způsobem Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje fyzických osob v souvislosti s poskytováním právních služeb, komunikací s klienty a dalšími osobami a v souvislosti s provozem těchto webových stránek.
Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“) a dále v souladu s příslušnými právními předpisy České republiky.
Nad rámec ochrany osobních údajů je Advokátní kancelář vázána povinností mlčenlivosti podle § 21 zákona č. 85/1996 Sb., o advokacii. Ta je přísnější než GDPR, vztahuje se na vše, co se Advokátní kancelář v souvislosti s poskytováním právních služeb dozví, a zprostit jí může advokáta pouze klient. Trvá i po ukončení poskytování právních služeb.
Pověřence pro ochranu osobních údajů Advokátní kancelář nejmenovala; právní předpisy jí to neukládají. Ve všech záležitostech týkajících se osobních údajů se proto obracejte přímo na Advokátní kancelář, a to e-mailem na office@akcilinkova.cz, telefonicky na +420 608 175 025 nebo písemně na adrese sídla.
Jaké osobní údaje zpracováváme?
V závislosti na konkrétním způsobu komunikace a využívání našich služeb můžeme zpracovávat zejména:
- jméno, příjmení a jiné identifikační údaje (titul, datum narození, IČO apod.),
- kontaktní údaje (e-mailovou adresu, telefonní číslo, poštovní adresu),
- údaje související s poskytováním právních služeb a zastupováním klienta, ať už poskytnuté Vámi, protistranou nebo dalšími osobami v rámci plnění smlouvy o poskytování právních služeb,
- údaje obsažené v dokumentech a podkladech předaných Advokátní kanceláři, zejména ve zdravotnické dokumentaci, znaleckých posudcích a v policejních či soudních spisech,
- údaje související s fakturací a plněním smluvních či zákonných povinností,
- technické údaje související s používáním webových stránek, například IP adresu, informace o zařízení, prohlížeči a návštěvě webu,
- údaje získané prostřednictvím cookies a obdobných technologií.
Zvláštní kategorie osobních údajů. Ze zaměření Advokátní kanceláře plyne, že v nezbytném rozsahu zpracovává také údaje o zdravotním stavu, případně další citlivé informace ve smyslu čl. 9 GDPR. Právním základem takového zpracování je čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR, tedy nezbytnost pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků; posoudit nárok na náhradu újmy na zdraví bez informací o zdravotním stavu nelze. Pokud tyto údaje Advokátní kanceláři sdělíte prostřednictvím kontaktního formuláře ještě předtím, než dojde k uzavření smlouvy, opírá se jejich zpracování vedle toho o Váš výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.
Osobní údaje dalších osob v klientském spisu
Součástí klientského spisu jsou nutně také osobní údaje osob, které Advokátní kancelář samy neoslovily, zejména protistrany, svědků, ošetřujících lékařů, znalců a rodinných příslušníků. Advokátní kancelář je získává od klienta, ze soudních a policejních spisů, ze zdravotnické dokumentace a z veřejných rejstříků a zpracovává je za účelem uplatnění nebo obhajoby právního nároku klienta.
Tyto osoby Advokátní kancelář zpravidla o zpracování neinformuje. Podle čl. 14 odst. 5 písm. d) GDPR se informační povinnost neuplatní, musí-li osobní údaje zůstat důvěrné s ohledem na povinnost zachovávat služební tajemství upravenou právem členského státu, včetně zákonné povinnosti mlčenlivosti. Advokátní mlčenlivost takovou povinností je a informování protistrany o obsahu spisu by znamenalo její porušení vůči klientovi.
Účely zpracování osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme zejména za těmito účely:
a) Poskytování právních služeb
Osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy o poskytování právních služeb, zastupování klientů, přípravy právních dokumentů, komunikace s klienty a plnění dalších povinností souvisejících s poskytováním právních služeb.
b) Komunikace a vyřizování poptávek právních služeb
Údaje získané prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonu nebo jiným způsobem zpracováváme za účelem odpovědi na dotaz, vyřízení poptávky a případného navázání smluvního vztahu.
c) Plnění právních povinností
Osobní údaje zpracováváme také za účelem plnění povinností stanovených právními předpisy, zejména v oblasti účetnictví a daní, a dále povinností vztahujících se k výkonu advokacie. Dokumentaci a klientský spis je Advokátní kancelář povinna vést a uschovat podle § 25 zákona o advokacii a usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku.
Povinnou osobou podle zákona č. 253/2008 Sb. (tzv. AML zákon) je advokát pouze u činností vyjmenovaných v § 2 odst. 1 písm. g) tohoto zákona, tedy zejména při úschově peněžních prostředků, správě cizího majetku, obchodech s nemovitostmi nebo zakládání a řízení obchodních společností. Rozhodné je, jaká činnost je pro klienta skutečně vykonávána: samotné zastupování v řízení o náhradu újmy na zdraví nebo ve věci rodinného práva mezi tyto činnosti nepatří, přijetí odškodnění na účet Advokátní kanceláře a jeho následné vyplacení klientovi však již správou cizího majetku nebo úschovou je. Pokud je taková činnost vykonávána, provede Advokátní kancelář identifikaci a kontrolu klienta a uchová k tomu potřebné údaje; povinnosti mlčenlivosti se v tomto rozsahu dovolávat nemůže (§ 21 odst. 6 zákona o advokacii).
d) Ochrana oprávněných zájmů
Osobní údaje můžeme zpracovávat za účelem ochrany práv a oprávněných zájmů Advokátní kanceláře, například při uplatňování nebo obraně právních nároků, ochraně majetku nebo při zajištění bezpečnosti informačních systémů a webových stránek.
e) Provoz, zabezpečení a analýza webových stránek
Za účelem řádného a bezpečného fungování webových stránek může infrastruktura používat nezbytné technické cookies. Bez analytického souhlasu poskytovatel webu zaznamenává souhrnné statistiky návštěvnosti bez ukládání identifikátorů do zařízení; krátkodobé rozlišení návštěv se technicky odvozuje z údajů o připojení a prohlížeči. S Vaším souhlasem se ukládají analytické identifikátory a zapnou externí měřicí nástroje. Měříme zobrazení stránek, úspěšné odeslání poptávky a kliknutí na telefon nebo e-mail. Do měřicích událostí nepřidáváme jméno, e-mail, telefon, obsah poptávky, zvolenou oblast práva ani dokumenty. Bez souhlasu se služby externí měřicí nástroje nenačtou. Souhlas je právním základem pro analytické cookies a navazující analýzu návštěvnosti.
Právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme zejména na základě těchto právních titulů:
- plnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy,
- plnění právních povinností, které se na Advokátní kancelář vztahují,
- oprávněný zájem Advokátní kanceláře,
- Váš souhlas, pokud je pro daný účel zpracování vyžadován,
- určení, výkon nebo obhajoba právních nároků, jde-li o zvláštní kategorie osobních údajů.
Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním a nebrání dalšímu uchování údajů tam, kde to ukládá právní předpis nebo kde jsou údaje potřebné k určení, výkonu či obhajobě právních nároků.
Kontaktní formulář
Pokud nás kontaktujete prostřednictvím kontaktního formuláře, zpracováváme jméno a příjmení, e-mailovou adresu, případně telefonní číslo, údaj o oblasti, které se Vaše situace týká, a popis situace, který nám v poli „S čím potřebujete pomoci?“ sdělíte. Vedle toho zpracováváme technické údaje vzniklé samotným odesláním, tedy čas odeslání a údaje potřebné k ochraně formuláře před zneužitím.
Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné; nejde o zákonný ani smluvní požadavek a nejste povinni nám je poskytnout. Bez jména a kontaktního údaje Vám však nemůžeme odpovědět a bez popisu situace nelze posoudit, zda Vám umíme pomoci.
Zaškrtnutím políčka pod formulářem potvrzujete, že si přejete, aby se Advokátní kancelář sdělenými informacemi zabývala, včetně informací o zdravotním stavu (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR). Souhlas můžete kdykoli odvolat e-mailem na office@akcilinkova.cz.
Doporučujeme uvádět pouze informace nezbytné pro první posouzení Vašeho požadavku; podrobnosti probereme osobně nebo telefonicky. Zdravotnickou dokumentaci a další podklady prostřednictvím formuláře nezasílejte, Advokátní kancelář si je vyžádá až v okamžiku, kdy dojde k dohodě o spolupráci.
Povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na informace sdělené při prvním, nezávazném kontaktu, tedy i tehdy, pokud ke spolupráci nakonec nedojde.
Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny
Osobní údaje nejsou předávány nikomu pro jeho vlastní účely a nejsou předmětem prodeje. V nezbytném rozsahu je můžeme zpřístupnit zejména:
- advokátům a zaměstnancům Advokátní kanceláře a dalším osobám podílejícím se na poskytování právních služeb; povinnost mlčenlivosti se na ně vztahuje obdobně jako na advokáta (§ 21 odst. 9 zákona o advokacii) a trvá i po skončení jejich působení v Advokátní kanceláři,
- soudům, orgánům činným v trestním řízení, pojišťovnám, protistranám a jejich zástupcům, znalcům a lékařům, a to jen v rozsahu nezbytném pro vedení věci klienta a v mezích uděleného zmocnění,
- našim smluvním partnerům v postavení zpracovatelů, zejména účetním, daňovým a jiným odborným poradcům, poskytovatelům e-mailových, hostingových, cloudových a dalších technických služeb, provozovateli webových stránek a kontaktního formuláře a poskytovateli interního advokátního systému,
- externímu poskytovateli analytiky, pokud udělíte analytický souhlas; obdrží technické údaje o návštěvě a měřené události, nikoli obsah kontaktního formuláře nebo klientského spisu,
- méně často také dalším partnerům, zejména překladatelům, tlumočníkům nebo notářům,
- soudům a jiným orgánům veřejné moci, pokud to ukládá právní předpis nebo profesní povinnost, a to vždy pouze v souladu s povinností mlčenlivosti.
Příjemci osobních údajů jsou oprávněni osobní údaje zpracovávat pouze v rozsahu nezbytném pro splnění konkrétního účelu a v souladu s příslušnými právními předpisy. Zpracovatelé zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR a jsou vázáni mlčenlivostí; totéž platí pro případné další zpracovatele, které se souhlasem Advokátní kanceláře zapojí.
I při výkonu dozoru je advokátní mlčenlivost chráněna: Úřad pro ochranu osobních údajů se smí s informacemi, na které se mlčenlivost vztahuje, seznámit pouze za přítomnosti a se souhlasem zástupce České advokátní komory (§ 58 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb.).
Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Osobní údaje jsou zpracovávány především na území Evropské unie. U některých služeb však může část zpracování probíhat mimo Evropský hospodářský prostor. Jde zejména o:
- e-mailové, cloudové a kancelářské služby využívané pro běžnou komunikaci, u nichž je obsah ukládán primárně v rámci Evropské unie, avšak přístup technické podpory a některé provozní údaje se mohou dostat mimo ni,
- technické zajištění provozu, zabezpečení a zrychlení webových stránek, v jehož rámci jsou zpracovávány údaje o připojení, zejména IP adresa a údaje o prohlížeči,
- mapu Google na stránce Kontakt, a to pouze pokud sami kliknete na tlačítko „Zobrazit mapu“.
- externí analytická služba, pokud udělíte analytický souhlas; prohlížeč jí tehdy předá technické údaje o návštěvě a měřené události.
Takové předání se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany ze dne 10. července 2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework), do něhož jsou dotčení poskytovatelé zapojeni, případně o standardní smluvní doložky přijaté Evropskou komisí. Kopii použitých záruk Vám na požádání poskytneme.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu, pro který byly získány, případně po dobu stanovenou právními předpisy. Doba uchování se proto liší podle povahy konkrétního zpracování:
- poptávka, ze které nevznikla spolupráce: nejdéle 1 rok od poslední komunikace; o dřívější výmaz nás můžete kdykoli požádat,
- klientský spis a dokumentace: po dobu poskytování právních služeb a dále 10 let od jeho ukončení; zákonné minimum činí 5 let (čl. 3 usnesení představenstva České advokátní komory č. 9/1999 Věstníku), delší doba se opírá o oprávněný zájem Advokátní kanceláře na určení, výkonu a obhajobě právních nároků,
- dokumenty ke správě cizího majetku a k úschovám: 10 let od ukončení správy nebo úschovy (§ 52f odst. 3 zákona o advokacii),
- údaje podle AML zákona, byla-li vykonávána některá z činností uvedených výše: 10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu (§ 16 zákona č. 253/2008 Sb.),
- účetní a daňové doklady: účetní doklady 5 let, daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém plnění nastalo,
- volba analytických cookies: 12 měsíců, poté se Vás zeptáme znovu,
- údaje v externí analytické službě: 14 měsíců bez prodloužení při další aktivitě; dobu uložení analytických cookies uvádějí zásady cookies,
- souhrnné statistiky webu: podle retenčních pravidel poskytovatele webu; bez analytického souhlasu se identifikátor do Vašeho zařízení neukládá.
Pokud je vůči Advokátní kanceláři uplatněn nárok nebo takové uplatnění hrozí, uchováváme potřebné údaje po dobu promlčecí lhůty a po dobu trvání řízení. Po uplynutí příslušné doby jsou osobní údaje vymazány, anonymizovány nebo jiným způsobem zlikvidovány, pokud jejich další uchování není odůvodněno jiným právním důvodem.
Newsletter ani jiné hromadné obchodní sdělení Advokátní kancelář nerozesílá a nevede pro tento účel žádnou databázi kontaktů.
Vaše práva
Za podmínek stanovených GDPR máte zejména právo:
- požadovat přístup ke svým osobním údajům a získat jejich kopii,
- požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů,
- požadovat výmaz osobních údajů,
- požadovat omezení zpracování osobních údajů,
- získat osobní údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně požadovat jejich předání jinému správci, jsou-li splněny podmínky práva na přenositelnost,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- kdykoli odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na Vašem souhlasu.
Svá práva můžete uplatnit e-mailem na office@akcilinkova.cz, telefonicky na +420 608 175 025 nebo písemně na adrese sídla Advokátní kanceláře. Stejným způsobem se na nás můžete obrátit s jinými dotazy. Žádost vyřídíme nejpozději do jednoho měsíce od jejího doručení; u složitých nebo opakovaných žádostí lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce, o čemž Vás v uvedené lhůtě vyrozumíme.
Při vyřizování žádosti můžeme být v odůvodněných případech oprávněni ověřit totožnost žadatele, aby nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů. Vyřízení žádosti je bezplatné; u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených, zejména opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.
Předmětem činnosti Advokátní kanceláře je výkon advokacie, tedy zákonem přísně regulované právnické profese, se kterou se pojí zákonná povinnost mlčenlivosti. V důsledku plnění profesních povinností proto může nastat situace, kdy Vaší žádosti nebude vyhověno, především jde-li o informace o konkrétních právních případech. Výmazu rovněž nepodléhají údaje, které je Advokátní kancelář povinna archivovat nebo které potřebuje k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků (čl. 17 odst. 3 písm. b) a e) GDPR), a kopii spisu nelze poskytnout v části, kde by tím byla dotčena práva a svobody jiných osob (čl. 15 odst. 4 GDPR). V takovém případě Vám sdělíme, čeho se odepření týká a z jakého důvodu.
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že při zpracování Vašich osobních údajů dochází k porušení aplikovatelných právních předpisů, máte právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.gov.cz.
Tím není dotčeno Vaše právo obrátit se nejprve na Advokátní kancelář s žádostí o vysvětlení nebo nápravu.
Cookies
Naše webové stránky mohou používat nezbytné technické cookies pro bezpečný provoz a ochranu proti automatizovanému zneužití. Prohlížeč může kontaktovat Google Maps pouze po Vašem kliknutí na tlačítko „Zobrazit mapu“ na stránce Kontakt. Bez analytického souhlasu získáváme souhrnné statistiky bez ukládání identifikátorů do Vašeho zařízení. Analytické identifikátory a externí měřicí nástroje se zapnou jen po Vašem souhlasu.
Marketingové ani reklamní cookies na webových stránkách nepoužíváme a návštěvníky webu necílíme reklamou. Údaje z kontaktního formuláře ani obsah klientského spisu nejsou společnosti Google předávány.
Podrobný přehled technických a analytických cookies a informace o jejich správě najdete v zásadách používání cookies. Souhlas můžete odvolat smazáním cookies tohoto webu v prohlížeči. Před zavedením dalšího měření, které vyžaduje souhlas, tyto informace aktualizujeme a umožníme Vám se rozhodnout před jeho spuštěním.
Automatizované rozhodování a profilování
Advokátní kancelář neprovádí automatizované rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů, které by vůči Vám mělo právní účinky nebo se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo. Údaje o návštěvnosti webových stránek nejsou používány k rozhodování o jednotlivých osobách.
Zabezpečení osobních údajů
Advokátní kancelář přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, změnou, ztrátou, zničením nebo jiným zneužitím. Rozsah přijatých opatření odpovídá povaze, rozsahu a rizikům zpracování osobních údajů a specifikům výkonu advokacie.
Přístup ke spisům a e-mailům mají pouze pověřené osoby, listinné spisy jsou uchovávány v uzamčených prostorách a webové stránky jsou provozovány výhradně přes šifrované připojení. Zaměstnanci i spolupracovníci Advokátní kanceláře jsou vázáni mlčenlivostí podle zákona o advokacii i podle § 47 zákona č. 110/2019 Sb.
Aktualizace těchto informací
Tyto informace můžeme průběžně aktualizovat, zejména změní-li se právní úprava, technické řešení webových stránek nebo způsob zpracování osobních údajů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na této adrese a je opatřena datem poslední aktualizace. O změnách, které se Vás podstatně dotknou, Vás vyrozumíme i jiným vhodným způsobem.